本年も5～6月を中心に、多くの会社様及び法人様が定時総会の時期を迎えられ、弊社に登記申請の代理をご依頼いただきました。誠にありがとうございました。

さて、多くの登記書類を拝見していますと、お客様にご修正いただく点やご確認いただく点も出てまいります。

そこで今回は、最近の書類確認において印象に残っている点を、3つご紹介いたします。

次回以降の登記手続きのご参考になれば幸いです。

①登記書類の「年」を更新していますか？

株主総会議事録等の登記書類を作成する際、多くのお客様が、過去のデータを利用して本年度版を作成されているかと存じます。

その際、株主総会、取締役会等の「月」「日」「曜日」は本年版に変更していても、「〇年」の箇所は、意外と見落としがちで、昨年のままになっていることがございます。

また、1つの書類の中に複数の日付（例えば、株主総会の開催日及び作成日）がある場合、一部の日付のみしか変更されていない場合も見られます。

②本人確認証明書について

役員の就任登記にあたりご提出いただく本人確認証明書として、免許証の写しをご提出いただく場合、表面と裏面の両方の写しをご提出いただきます。これは裏面の住所変更の記載の有無を証するためです。

これに対し、マイナンバーカードの写しをご提出いただく場合、表面のみの写しをご提出いただきます。裏面はマイナンバーの記載があるためです。

書面の形式が異なるため、理由と共にご理解いただけますと幸いです。

③書面決議ができる旨の定款の定めがありますか？

取締役会、理事会を書面決議で行う場合、定款に書面決議ができる旨の定めが必要です。

定めが無い場合、まずは総会において定款変更決議が必要です。

例年は取締役会、理事会を実開催で行っていたけれども、本年は書面決議とする場合等は、念のため定款をご確認ください。

なお、総会については、定款の定め無しに書面決議が可能です。

いかがでしょうか？

登記書類のご修正点やご質問として一番多いのは、押印の種類と存じますが、押印以外にも、様々なチェックポイントがございます。

ご担当者は、年1回程度しか登記書類に関わらないという場合も多く、毎回書類を揃えるのも大変なことと存じます。

ご不明な点は、どうぞ藤間司法書士法人にご相談ください。