社内総務・法務の皆様へ向けて、今回は「議事録」「株主リスト」「委任状」の作成時に、「登記申請の面から」チェックして欲しい基本ポイントを10挙げてみました。

一つでも記載ミスがあると、補正等の対象となり、登記完了までに更なる時間や手間を要してしまいますので、登記申請書類は提出前の最終チェックをお願い致します。

【セルフチェックリスト10】

1.□　議事録の開催日時・場所は正確に記載されているか

　　　（例：2025年6月30日 13:00〜／東京都千代田区◯◯会議室）

2.□　株主総会議事録の時間を記載する際に、同日連続して開催される取締役会と時間が被っていないか

　　　（例：定時株主総会2025年6月30日 13:00〜14:00　取締役会2025年6月30日 13:30〜14:00だと、時間が被っている為不可）

3.□　議事録の去年のフォーマットを上書きして作成する際に、年、月、日、曜日の上書きし忘れはないか

　　　（例：2025年なのに、2024年のまま作成、など）

4.□　開催区別（臨時・定時）、決議の種類（普通・特別）を正しく記載しているか

　　　（例：定時株主総会なのに、前回の書類をそのまま使用し臨時株主総会と記載）

5.□　みなし株主総会の場合は、全役員分の就任承諾書はあるか

　　　（所定の文言を記載しても、みなしの場合議事録の援用は不可）

6.□　開催型株主総会で欠席役員が重任している場合、その欠席役員の就任承諾書はあるか

　　　（所定の文言を記載しても、出席をしていないと議事録の援用は不可）

7.□　各議事録に所定の押印がされているか、議事録を袋とじする際に割印はされているか

　　　（所定の押印がされていても、割印をされていないケースあり）

8.□　株主リストの株式数・議決権数と合計数はあっているか

　　　（単元株が設定されているときなども注意）

9.□　委任状に会社実印が鮮明に押印されているか

　　　（判別が出来ないほど薄かったり、印影が欠けたりしてはいないか）

10.□　誤字脱字チェックは複数人でお願い致します。

　　　（他人の目を入れることで、自分では気が付かなかったミスが容易に見つかるものです。）

上記は会社法上の機関設計に関わらず、比較的オールマイティーに使える基本的なチェックポイントではありますが、取締役会設置会社か否かやその他機関設計の有無等などの違い、申請する登記の内容等により、チェックポイントは詳細且つ多岐にわたります。

藤間司法書士法人では、登記申請書類作成段階での事前アドバイスもさせて頂いておりますので、登記申請書類関連でお困りのことがございましたら、どうぞお気軽に藤間司法書士法人までご相談くださいませ。ご連絡を心よりお待ち申し上げております。